Cuando uno trabaja en un tarea necesita estar centrado en ella para poder realizarla de la mejor manera posible. Esto no se consigue si interrumpimos la ejecución de dicha tarea cada dos por tres porque nos ha llegado un correo o se nos acaba de ocurrir qué mirar en Internet.
Tampoco es bueno realizar una tarea de forma ininterrumpida durante horas, puesto que la concentración del ser humano disminuye a medida que pasa el tiempo. Por ello, parece ser mejor intercalar periodos de esfuerzo relativamente cortos con pequeños descansos que sirvan a nuestra mente para asimilar el conocimiento que hemos adquirido, descansar y permitirnos afrontar el siguiente esfuerzo con energía.
La Técnica Pomodoro, desarrollada por Francesco Cirillo, trabaja en esta línea de forma que aprendamos a manejar los esfuerzos personales de una forma que nos permita centrarnos en lo que estamos haciendo, llegar a establecernos un ritmo de trabajo constante y sostenible, estructurar las actividades a realizar de forma incremental y hacernos capaces de realizar planificaciones razonables sobre ellas.
Implementar la Técnica Pomodoro es sencillo, puesto que las herramientas que se necesitan son muy básicas:
- Un reloj.
- Una hoja dónde registrar las actividades a realizar en el día. Existirá en ella una sección donde registrar actividades urgentes que no estaban planificadas y hayan ido apareciendo.
- Una hoja de registro de las actividades pendientes.
- Una hoja donde se muestre información de análisi de los datos registrados.
También se pueden usar herramientas más elaboradas como hojas de cálculo o aplicaciones con bases de datos. Sin embargo, se recomienda usar el método más simple posible para que las herramientas no supongan un impedimento a la técnica en sí.
La Técnica Pomodoro tiene los siguientes objetivos, que se pueden ir logrando de forma recursiva mediante su aplicación:
Primer objetivo: Descubrir cuánto esfuerzo requiere una actividad
Éste es el primer objetivo de la Técnica Pomodoro. El esfuerzo se mide en periodos de 30 minutos llamados pomodoros: 25 minutos de actividad y 5 de descanso.
Una vez priorizadas las tareas a realizar en el día de hoy, extraídas de la hoja de actividades pendientes, se comienzan a realizar respetando los tiempos del pomodoro. Cada vez que se cumple uno de estos periodos se registra en la hoja de actividades del día, junto a la actividad que se estaba ejecutando.
Se deben respetar los periodos de esfuerzo de 25 minutos, no pueden durar menos ni más. Si no se llegan a cumplir los 25 minutos realizando la tarea, este intervalo no se considera válido. Si se cumplen los 25 minutos se debe parar y descansar durante 5 minutos. Tras cada 4 pomodoros se debe parar durante un rato más largo de unos 30 minutos.
Al final del día podemos evaluar el número de pomodoros que nos ha llevado realizar cada actividad y, por tanto, el esfuerzo invertido.
Segundo objetivo: Reducir el número de interrupciones
El mayor problema para la ejecución efectiva de un pomodoro son las interrupciones. Por ello, se deben establecer estrategias para eliminar tanto las interrupciones externas cómo las internas.
Las interrupciones internas son las provocadas por nosotros mismos y por la falta de capacidad para concentrarnos. Debemos hacer visible el número de éste tipo de interrupciones y hacer lo posible por reducirlo.
Para ello, cada vez que tengamos la tentación de interrumpir la tarea que estamos realizando para hacer otra cosa, se marca la tarea con un apóstrofe (‘) y se añade una nueva en la lista de actividades urgentes o en la hoja de actividades pendientes, según su urgencia, para que sea realizada posteriormente. Tras esto, debemos volver a la tarea que estamos realizando.
Las interrupciones externas son las provocadas por otra gente. Debemos conseguir que ocurran cuando nosotros queramos, dentro de lo posible. Si alguien viene a pedirnos que hagamos algo, debemos tratar de posponerlo para después si es posible.
Para registrar estas interrupciones, se pone un guión en la actividad que estemos realizando (-) y se añade una nueva tarea en la lista de actividades urgentes o en la hoja de actividades pendientes, según su urgencia, para que sea realizada posteriormente. Tras esto, debemos volver a la tarea que estamos realizando.
Una vez que sabemos qué interrupciones sufrimos, se pueden buscar estrategias para reducirlas al mínimo.
Tercer objetivo: Estimar el esfuerzo necesario para realizar una actividad
Con la experiencia acumulada hasta el momento debemos tratar de estimar el esfuerzo que requiere una actividad, de forma que podamos usar estas estimaciones para planificar nuestro trabajo diario.
La estimación de una tarea no debe ser mayor de unos 7 pomodoros. Hay que mantener tareas no desmasiado grandes puesto que las tareas pequeñas facilitan su estimación. Tampoco debemos tener tareas con estimaciones inferiores a un pomodoro. Para lograr esto debemos agrupar o dividir tareas según sea necesario.
Una vez estimadas las tareas, si vemos que durante la ejecución llegamos al número de pomodoros estimados sin haberla terminado, debemos hacer una segunda estimación del esfuerzo restante y, si fuese necesario una tercera. Si hacen falta menos pomodoros de los estimados continuamos normalmente.
Al final del día, a la hora de registrar lo que ha pasado, debemos resaltar las diferencias entre las estimaciones y la realidad. El objetivo en posteriores pomodoros será tratar de reducir las terceras y las segundas estimaciones y, por último, tratar de acertar en la primera estimación.
Cuarto objetivo: Aumentar la efectividad del pomodoro
En este punto, y con la experiencia adquirida, podemos decidir organizar la estructura del pomodoro de la forma que más nos convenga. Puede ser interesante utilizar los primeros minutos de un pomodoro para repasar todo lo hecho hasta el momento, y los últimos 5 para repasar lo hecho en éste pomodoro.
También se pueden organizar los grupos de 4 pomodoros reservando alguno de los pomodoros para tareas específicas.
Quinto objetivo: Definir una agenda
El hecho de establecer uan agenda permite definir límites respecto a las tareas a realizar. Esto permite separar el tiempo de trabajo y el tiempo libre, entendiendo el tiempo libre como algo necesario y beneficioso para que la persona vuelva a reemprender las tareas productivas con energía y concentración.
Una agenda también permite comparar los resultados obtenidos y comprobar si se ajustan a lo esperado para, en caso de lo contrario, poder tomar medidas correctoras. El hecho de registrar el número de pomodoros que finalizamos cada día permite organizar nuestra agenda en función de ello, sin caer en planes demasiado optimistas que se alejen de la realidad del día a día.
Impresiones personales
No he hecho más que empezar a utilizar esta técnica y este post no es más que una forma de reforzar lo aprendido, puesto que he utilizado la Técnica Pomodoro para gestionar mi tiempo durante el estudio y redacción de dicho artículo.
Sin embargo, durante este poco tiempo he percibido las siguientes impresiones al respecto:
- La motivación de usarla era tratar de reducir las interrupciones. El fijarme periodos de trabajo sin interrupciones no demasiado largos me ha permitido limitar las visitas a Twitter, Facebook, Gmail… a los tiempos entre pomodoros, cuando hasta hace poco era algo que hacía continuamente casi de forma compulsiva mientras realizaba otras tareas.
- Por otra parte, en otras ocasiones me he autoexpuesto a periodos excesivamente largos de trabajo continuado, lo cual me ha llegado a producir agotamiento y dificultad para concentrarme en las horas finales de la jornada laboral. El hecho de parar sistemáticamente cada cierto tiempo para descansar o, por lo menos, separar lo ojos de la pantalla, me está resultando beneficioso y me permite mantenerme con energía hasta el final de la jornada.
- La sensación de aburrimiento o monotonía ha disminuído, aunque esto no puedo decir con seguridad si es por el uso de la propia Técnica Pomodoro o por el hecho de estar inmerso en un nuevo tema de estudio interesante. Esto ya lo iré viendo durante los próximos días.
- La Técnica Pomodoro me obliga a mantener un registro de las tareas que he realizado durante el día, lo cual me permite saber en qué he invertido realmente el tiempo y cuánto he malgastado. Esto me está permitiendo organizarme mejor para aprovechar el tiempo.
- El conocer el esfuerzo de las tareas realizadas me permite hacer estimaciones más realistas sobre las tareas a desarrollar. Sé a qué me puedo comprometer y evito la frustración por no llegar a alcanzar los compromisos.
También debo decir que es la primera vez que estoy usando una de estas técnicas de gestión personal del tiempo, puesto que parece que la Técnica Pomodoro no es la única. No puedo decir si es mejor o peor que otras, pero sí parece que el uso de una ayuda a la eficiencia personal.
Para terminar, recomendo que si estáis interesados os leáis el libro de Francesco Cirillo donde explica la Técnica Pomodoro, disponible gratuitamente en PDF.
Recursos
The Pomodoro Technique
La Técnica Pomodoro en Wikipedia
Aumenta tu concentración con la Técnica Pomodoro
La técnica Pomodoro
No sabes nada de la Técnica Pomodoro
Técnica Pomodoro extrema
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